Zusätzlich zu den gängigen Kommunikationsmitteln Briefpost und Fax können Sie auch auf nachfolgenden elektronischen Wegen mit der Gemeinde Windeck kommunizieren.

Formloser E-Mail-Verkehr (in Ergänzung zu Fax und Schriftform)
Sie möchten „einfach nur etwas mitteilen“?

Alltägliches Kommunikationsmittel, neben Brief und Fax, ist die E-Mail. Sie können der Gemeinde Windeck an die veröffentlichten E-Mail-Adressen Nachrichten in elektronischer Form senden. Die Größe der übermittelten Nachrichten darf 10 MB nicht übersteigen. E-Mails werden im Allgemeinen unverschlüsselt versendet. Sie können möglicherweise von Unbefugten mitgelesen oder manipuliert werden. Deshalb hat die Gemeinde Windeck neben den genannten Kommunikationsformen einen Zugang zum rechtsverbindlichen, gesicherten Empfang von Dokumenten bzw. E-Mails eröffnet. Weitere Infos hierzu in den nachfolgenden Abschnitten..
Um die Dateien auch bei der Gemeindeverwaltung verarbeiten zu können, ist es wichtig, die gängigen Dateiformate (PDF/DOCX/XLSX etc.) zu wählen.

Sie möchten „sicher“ gehen?

Dann nutzen Sie die elektronische Übermittlung durch „De-Mail“ mit Absenderbestätigung

Die Gemeinde Windeck stellt einen De-Mail-Zugang zur Verfügung. Die zentrale De-Mail-Eingangsadresse lautet info@gemeinde-windeck.de-mail.de.
Voraussetzung für die Nutzung ist, dass auch Sie über einen De-Mail Anschluss verfügen. Verschiedene Telefondienstleister bieten einen solchen Anschluss an. Informationen hierzu gibt es auf dem Internetportal https://www.de-mail.info/.

Elektronische Signatur, virtuelle Poststelle (VPS) -Zugangseröffnung der Gemeinde Windeck für rechtsverbindliche elektronische Nachrichten (gemäß § 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz NRW)

Der elektronische Zugang zur Gemeindeverwaltung für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation -insbesondere für die Übermittlung elektronischer Dokumente- zwischen Bürgern und Bürgerinnen, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Verwaltung im Sinne des § 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG), ist durch die Einrichtung einer virtuellen Poststelle gewährleistet.

Rechtsverbindliche E-Mails an die Gemeindeverwaltung

Es können rechtsverbindliche E-Mails über die zentrale E Mail-Adresse
vps@gemeinde-windeck.de an die Gemeinde gesandt werden. Rechtsverbindlichkeit ergibt sich dann, wenn durch Gesetz die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift vorgeschrieben ist. Die geforderte Unterschrift kann durch die so genannte elektronische Signatur ersetzt werden. Die bei der Gemeinde Windeck eingehende elektronische Form entwickelt dabei die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform. Des Weiteren können die Nachrichten an die Gemeindeverwaltung zur Sicherung der Vertraulichkeit künftig verschlüsselt versandt werden. Dadurch ist ausgeschlossen, dass E-Mails mit schutzwürdigen Inhalten von Unbefugten mitgelesen oder unbemerkt manipuliert werden.

Rahmenbedingungen zur elektronischen Kommunikation im Verwaltungsverfahren

Nach den verwaltungsrechtlichen Vorschriften (§ 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen - VwVfG NRW) ist die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren möglich, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Gemäß § 126a BGB gilt entsprechendes im Privatrecht. Der elektronische Zugang (die Übermittlung elektronischer Dokumente) zur Gemeindeverwaltung Windeck für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Gemeindeverwaltung im Sinne des § 3 a VwVfG NRW ist mit der VPS eröffnet. Rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente können über die Virtuelle Poststelle (VPS) elektronisch an die Gemeindeverwaltung gesandt werden. Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist auf 10 MB begrenzt. Größere E-Mails werden automatisch abgelehnt. Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie verschlüsselte Nachrichten an uns senden. Folgende Verschlüsselungsverfahren werden unterstützt.
· S/MIME

Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren so genannten "Öffentlichen Schlüssel".

Diesen öffentlichen Schlüssel erhalten Sie hier. (Größe: 2 kB; Downloads bisher: 845; Letzter Download am: 31.03.2023)

Zudem finden Sie hier das Zertifikat des Anbieters. (Größe: 2 kB; Downloads bisher: 624; Letzter Download am: 28.03.2023)

Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie seitens der Gemeindeverwaltung über die damit verbundenen Konsequenzen informiert.
Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann in vielen Fällen durch die so genannte „elektronische Form" ersetzt werden. Dies bedeutet, dass ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein muss. Die Liste der aktuell tätigen und damit auf Echtheit und Gültigkeit prüfbaren Zertifizierungsdienste-Anbieter (Trust Center) finden Sie auf der Internetseite der Bundesnetzagentur (www.bundesnetzagentur.de).

Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt! Sollten Sie noch nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, bitten wir Sie -wie bisher- auf die papiergebundene Kommunikation zurückzugreifen.
Über eventuelle Änderungen oder weitere Möglichkeiten der elektronischen Kommunikation werden wir Sie an dieser Stelle informieren.

Zu beachten ist aber folgendes:
Rechtlich relevante, qualifiziert signierte Dokumente werden nur im Format pdf/A angenommen.

Ist Ihre E-Mail nicht zu verarbeiten, werden Sie schnellstmöglich darüber informiert. Dieser Fall kann z. B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden. Die vorgenannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Gemeindeverwaltung Windeck und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z. B. anderen Behörden oder Institutionen.